KDV için evrak saymak

Gelir İdaresi Başkanlığı çok güzel bir uygulama yaptı KDV Beyannamesi için; teslimler için düzenlenen evrak sayıları. Vergi kaçağını engellemek için tasarlanmış basit bir kontrol noktasıydı bu. Ortalık birbirine girdi Linkedin’de ve muhasebe forumlarında. Hatta İSMMMO benim dilbilgisini düzelttiğim aşağıdaki duyuruyu yaptı:

Bu uygulama meslek mensuplarımıza yüklenen yeni ve ağır bir yüktür. Sektörler itibari ile; Bir ay içinde düzenlenen binlerce Perakende Satış Fişi, Yolcu Taşıma Bileti ve Faturanın ve diğer belgenin tasnifi ve sayılması zaman kaybına sebep olacaktır.

Benim aklıma takılan soru aslında basit:

Kullandığınız muhasebe programı düzenlediğiniz belge türlerini ve her birine ait adetleri vermiyor mu?

Cevabınızı vermeden önce küçük bir hatırlatma: Sene 2017.

Evrakları kim, nasıl girmeli? 

Cevabı basit: bilgisayarın bizzat kendisi girsin, ilgili hesaplara kayıtları da yine bilgisayar atsın. Hayal ürünü olan bir şey söylemiyorum ki. Faturanın üstünde girişi için gerekli olan bilgiler yok mu? Hele de e-faturada. İşleme ait bütün detayların yazılı olduğu bir faturayı bilgisayar kaydetsin. Bundan 8 yıl önce stajerliğim sırasında şimdi size anlattığım fikri ERP danışmanlığı yapan bir arkadaşıma söylemiştim. “Saçmalama öyle bir şey yapılamaz, sen dahil yapılsa kaç kişi işsiz kalır” diye cevap vermişti.

Oysa ben muhasebeciyim, benim işim evrak girmek değildir. Türkçe’de tam karşılığı olmasa da evrak girmek “bookkeeper”ın görevidir, oysa ben “accountant”ım. Yani benim işim evrakları girmek değildir, danışmanlık yapıyorsam ise şirketin gidişatı hakkında yönetime raporlar sunmak veya denetim hizmeti sunuyorsam iç kontrol sistemlerini analiz etmek ve şirketin finansal tabloları görüş bildirmektir. Oysa ne yazık ki ülkemizde ruhsatlı, ruhsatsız her muhasebeci kendini evrakçıbaşı zanneder.

e-fatura kabul ancak evrakları sisteme göstererek veri girişi yapılamaz diyenlere iki tane akıllı telefon uygulaması tavsiye edeceğim: Wave ve Xero. Ücretsiz üyelikleri bulunan hatta kendi içinde veri paylaşabildiğiniz bu iki muhasebe uygulamasını deneyin. Bence her ikisi de başlangıç noktasında olsalar da fotoğrafını çektiğiniz fişleri sisteme yükleyebiliyorlar. İşyeri ismi Türkçe olsa bile birkaç küçük hatayla ismi algılayıp tutarı ve tarihi sisteme doğru olarak aktarabiliyorlar. Sizin ise tek yapmanız gereken gider ve ödeme türlerini seçip evraka onay vermek.

Bundan 10 yıl sonra ülkemizde muhasebe defter tutmaktan çıkıp denetim yapmaya dönecektir, hazır olmak için yeni fikirlere açık olmakta hatta mobil uygulamalara yatırım yapmakta büyük fayda var.

ERP’ye geçiş? Cevap verecek olan sizsiniz.

ERP (Enterprise Resource Planning) sadece bir yazılımdır ve özü itibariyle de verimliliği kullanıcılarına aittir. Her şirkette, ister temel ister gelişmiş, mutlaka kullanılan yönetim bilgi sistemi mevcuttur. Faturaları kesmek veya cari hesap takibi yapmak için Excel kullanın, mutlaka bir yazılımla şirketinizin faaliyetlerinizi takip etmek zorundasınız. Esas sorun bir üst model yazılıma ne zaman geçtiğiniz noktasında ortaya çıkacak. İşte bu yazımın esas amacı, şirketinizin yeni bir ERP yazılımına ihtiyaç duyup duymadığını test etmeniz ve bu ihtiyaç kaçınılmaz ise hangi/nasıl bir yazılıma geçiş yapmanıza karar vermeniz içindir. 

Aşağıdaki sorulara vereceğiniz cevaplar ihtiyacınızın derinliği hakkında size fikir verecektir.

  • Şirketiçi raporlama yapıyor musunuz? 
  • Yönetici/Şirket ortağı olarak bugüne kadar astlarınızdan rapor talep etmediyseniz ERP’ye geçmenize gerek yoktur. ERP’nin temel amacı sistemden elde ettiğiniz bilgileri kullanarak şirketin geleceğine karar vermektir. Mevcut yazılımınızdan bugüne kadar hiç rapor almadıysanız, bu disiplin şirketinizin damarlarında alışkanlık olarak akmıyorsa zaten yeni yazılımdan da böyle bir fayda beklentiniz olmayacaktır. Öncelike yapmanız gereken şirketiçi raporlamayı şirket geleniğinizin bir parçası haline getirmenizdir.
  • Departmanlararası süreçleriniz belirlendi mi?
  • Teklif>Sipariş>Sevkiyat>Faturalama süreçlerinizi bugüne kadar hiç belirlemediyseniz, evrak giriş prosedürleriniz rastgele yürüyorsa öncelikle kuralları belirlemeniz lazım. ERP ekibinin yazılımı size uyarlayabilmesi için şirketiçi yasalarınızın yazılı olması lazım ve sizin yönlendirmeleriniz olmadan yazılımın size uymasını asla beklemeyin. Unutmayın, siz takım elbiseye uymayacaksınız, o sizin üstünüzde şık duracak.
  • Çalışanlarınızın görüşlerini göz önüne aldınız mı?
  • Yeni bir yazılıma geçmeye karar verdiğiniz ilk andan itibaren muhalif sesler duymaya başlayacaksınız. ERP projesi için en önemli noktalardan biri bu eleştirileri iyi değerlendirmektir. Bazı çalışanlarınız yeni bir yazılımı öğrenmenin yükünden kaçınmak ERP projenize burun kıvıracaklar, diğerleri ise değerli fikirleri ile yeni yazılımınızın gelecekte yaratacağı verimliliğe çok önemli katkılar sağlayacaklar. İşte bu noktada, bütün eleştirileri dinlemeniz, sebeplerini iyi araştırmanız ve değerli olduğuna inandığınz hamleler yapmanız hem projeye hem de çalışanlarınızın motivasyonuna önemli ve olumlu etkiler yapacaktır.
  • Çalışan verimliliğiniz hangi noktada?
  • Bir çalışanınızın departmanı için temel bir işlemi tamamlaması gereken süreyi mutlaka ölçmeniz gerekir. Eğer bu nokta dikkate alınmazsa mevcut yazılımda çalışanlarınızın yaşadığı veyahut yaşattığı bütün sorunlar yeni ERP ile devam ediyor olacak. Çalışan vermliliğini ölçmediğiniz sürece en pahalı yazılımı almak veyahut geliştirmelere servet harcamak size kaliteli bir ERP projesi kazandırmayacaktır. “Bilgisayarlar, insanlar veri girene kadar masumdur” Isaac Asimov’un çok sevdiğim bir sözüdür.Yazılımdan çekeceğiniz ve size sunulan her rapor, her biri insan olan çalışanlarınızın sisteme yapacağı girişlerin eseridir. Her yazılımda GIGO (Garbage In, Garbage Out; Çöp Girerse, Çöp Çıkar) kuralı geçerlidir.
  • ERP kapsamlı mı olmalı kısmi mi?
  • Şirketinizin büyüklüğüne karar vermeniz gereken bir diğer nokta ise satın alacağınız yazılımın hangi faaliyetleri gözetim altına alacağıdır. Çok temel bir muhasebe programı kullanıp, gelen siparişler için CRM, özlük işleri için bordro yazılımı ve üretim akışınız için farklı bir otomasyon programı kullanabilirsiniz. Bu şirket büyüklüğünüze göre yeterli bir çözümdür ancak büyüdükçe bir programdan diğerine veri aktarmanın çeşitli yollarını bulmak yerine tüm faaliyetleri tek elden yürütüldüğü ve sizin düzenli takip edebildiğiniz bir yazılım iş akışınızı hızlandırcaktır. Her sene yeni bir yazılım alarak şirketi lisans çöplüğüne çevirmeden bir sonraki ERP hamlenize karar vermelisiniz.
  • Stok, Cari Hesap, Hizmet ve Maliyet Merkezi kodlarınız belirlendi mi?
  • Kötü tasarlanmış bir ERP’de en çok karşılaştığım sorun kodlamada yapılan düzensizlik ve özensizliktir. Belirli bir mantık çerçevesinde hazırlanmış tedarikçi kodlarını kullanmak mantıklı bir hamledir satın alma sürecinde. Söz konusu satış olunca kodlamanın nasıl olması gerektiği tamamiyle siz ve ekibiniz tarafından belirlenmelidir. Hizmet kodlarının açılmasında ise departman kodları arasındaki uyumun devamı şarttır. Örnek vermek gerekirse; bir departmandaki brüt maaş kodundan yola çıkarak diğer departmanların kodları tahmin edilebilir olmalı. Aynı şekilde maliyet merkezi kodları ile departman ve maliyet unsuru kodlarınız arasında bir anlaşılır bir bağ olmalıdır. Cari hesap kodlamalarında ise isim-şehir oynamak (şehir plakası ve şirketin baş harfi) mizanı çirkinleştirmekten başka bir işe yaramaz.
  • Yetkilendirme kriterleniz nelerdir?
  • Bu soruya cevabınız yoksa başka bir soru ekleyeyim: Çalışanlarınızın unvanları ve kademeleri nedir? Bunlara karar vermeden ERP’deki yetkilere karar veremezsiniz. Öncelikle, çalışanlarınızın hangi unvanlarla (sorumlu, uzman, eleman vb) çalıştığını karar verdikten sonra ERP ekranlarında kimin neyi göreceğine tasarlayabilirsiniz. Aksi takdirde satış uzman yardımcısının kullanıcı adına açılmış olan yetkilerden mahrum olduğunuza şahit olabilirsiniz. Daha da vahimi, kötü niyetli bir çalışanınızın bütün ticari sırlarınızla birlikte rakibinizde çalışmaya başladığı haberi ile üzülebilirsiniz.