Categories
Denetim-Kurumsal Yönetim

Su, Yemek ve İç Kontrol

Sene 2017, hala “İç kontrol çok önemlidir, işletmeyi hilelerden korur” diye araştırmalar çıkıyor.
Benzer bir araştırmada da çok su içmenin mesaneyi şişirdiği, yemek yemenin de tuvalet ihtiyacını arttırdığı, yazın yaşa kışın taşa oturmanın sakıncalı olduğu bulunmuştur.
Esin kaynağım
 

Categories
Denetim-Kurumsal Yönetim

Gayrı meşru muhasebe

Genel Muhasebe kitaplarınızdan birini açın, aşağıdaki yazanı anlatan satırı bulun lütfen.
Muhasebe üçe ayrılır

  1. Bütün işlemlerin belirli kurallara göre kaydeden ve yayımlayan tek derdi parasal mevzular olan finansal muhasebe. Bir diğer adıyla genel muhasebe.
  2. Parasal olmayan konular da işletme için önemlidir deyip yönetimin ilgisini çeken konuları akılcılık ve istikrar ile yorumlayan yönetim muhasebesi.
  3. Satılan her ürüne ve hizmete ait maliyeti yine akılcılık ve istikrar ile hesaplayan maliyet muhasebesi.

Sizin kitapta “akılcılık” yerine katakulli veya benzeri bir ibareden bahsediyorsa lütfen kışı beklemeden o kitabı sobada imha ediniz. Sobanız yoksa çocukların ulaşamayacağı yerlerde muhafaza edin.
Bu yazı muhasebeyi kendinden bilenlere ithaf edilmiştir.
Kyle Katarn der ki “Yetenekler doğaları gereği iyi veya kötü değildir. Nasıl kullanırsanız öyledirler”

Categories
Denetim-Kurumsal Yönetim

Farklı Kaydet >> PDF

Bir şirket niye faaliyet raporu yayımlıyorsa bir denetim şirketi de o yüzden şeffaflık raporu yayımlıyor. Kamuya faaliyetleri hakkında aydınlatmak ve karar almalarını kolaştırmak için. Ancak bu raporu hazırlayanların bazıları sanırım kendi raporlarının kimse tarafından okunmayacağını ve dikkat alınmayacağını düşünüyorlar sanırım. Yoksa neden bir raporun çıktısını alıp sonra fotoğraf olarak tarayıp PDF olarak kaydetsinler ki? Raporunun birçok farklı menfaat sahibi tarafından okunacağını hatta onların raporun tamamını değil de istedikleri noktasına en kısa şekilde varabilmek için PDF’te “bul komutunu” (Kontrol+F) kullanacağını düşünmüyorlar sanırım. Bunun aksi bir durum olsaydı bilgisayarda yazılmış bir belgeyi PDF olarak kaydederlerdi, biz de rahat rahat okurduk.

PS: Raporlarınıza isim verirken tuşlara rastgele basıp 255 harf limitine uymak zorunda olmadığınızı hatırlatmak isterim.

Categories
Denetim-Kurumsal Yönetim

Voltron ve Hukuki Yapısı

6 yaşında hayranlıkla seyrettiğim bir çizgi filmi 35 yaşında tekrar izlemeye başlayınca içimdeki muhasebeciye engel olamadığım doğrudur.

Voltron: Tüzel Kişi

Aslanlar: Tüzel Kişi

Pilotlar: Gerçek Kişi

Tüzel kişiler kendilerini yöneten gerçek kişilerin ruhunu ve amacını yansıtır.

Categories
Denetim-Kurumsal Yönetim

ERP'ye geçiş? Cevap verecek olan sizsiniz.

ERP (Enterprise Resource Planning) sadece bir yazılımdır ve özü itibariyle de verimliliği kullanıcılarına aittir. Her şirkette, ister temel ister gelişmiş, mutlaka kullanılan yönetim bilgi sistemi mevcuttur. Faturaları kesmek veya cari hesap takibi yapmak için Excel kullanın, mutlaka bir yazılımla şirketinizin faaliyetlerinizi takip etmek zorundasınız. Esas sorun bir üst model yazılıma ne zaman geçtiğiniz noktasında ortaya çıkacak. İşte bu yazımın esas amacı, şirketinizin yeni bir ERP yazılımına ihtiyaç duyup duymadığını test etmeniz ve bu ihtiyaç kaçınılmaz ise hangi/nasıl bir yazılıma geçiş yapmanıza karar vermeniz içindir. 

Aşağıdaki sorulara vereceğiniz cevaplar ihtiyacınızın derinliği hakkında size fikir verecektir.

  • Şirketiçi raporlama yapıyor musunuz? 
  • Yönetici/Şirket ortağı olarak bugüne kadar astlarınızdan rapor talep etmediyseniz ERP’ye geçmenize gerek yoktur. ERP’nin temel amacı sistemden elde ettiğiniz bilgileri kullanarak şirketin geleceğine karar vermektir. Mevcut yazılımınızdan bugüne kadar hiç rapor almadıysanız, bu disiplin şirketinizin damarlarında alışkanlık olarak akmıyorsa zaten yeni yazılımdan da böyle bir fayda beklentiniz olmayacaktır. Öncelike yapmanız gereken şirketiçi raporlamayı şirket geleniğinizin bir parçası haline getirmenizdir.
  • Departmanlararası süreçleriniz belirlendi mi?
  • Teklif>Sipariş>Sevkiyat>Faturalama süreçlerinizi bugüne kadar hiç belirlemediyseniz, evrak giriş prosedürleriniz rastgele yürüyorsa öncelikle kuralları belirlemeniz lazım. ERP ekibinin yazılımı size uyarlayabilmesi için şirketiçi yasalarınızın yazılı olması lazım ve sizin yönlendirmeleriniz olmadan yazılımın size uymasını asla beklemeyin. Unutmayın, siz takım elbiseye uymayacaksınız, o sizin üstünüzde şık duracak.
  • Çalışanlarınızın görüşlerini göz önüne aldınız mı?
  • Yeni bir yazılıma geçmeye karar verdiğiniz ilk andan itibaren muhalif sesler duymaya başlayacaksınız. ERP projesi için en önemli noktalardan biri bu eleştirileri iyi değerlendirmektir. Bazı çalışanlarınız yeni bir yazılımı öğrenmenin yükünden kaçınmak ERP projenize burun kıvıracaklar, diğerleri ise değerli fikirleri ile yeni yazılımınızın gelecekte yaratacağı verimliliğe çok önemli katkılar sağlayacaklar. İşte bu noktada, bütün eleştirileri dinlemeniz, sebeplerini iyi araştırmanız ve değerli olduğuna inandığınz hamleler yapmanız hem projeye hem de çalışanlarınızın motivasyonuna önemli ve olumlu etkiler yapacaktır.
  • Çalışan verimliliğiniz hangi noktada?
  • Bir çalışanınızın departmanı için temel bir işlemi tamamlaması gereken süreyi mutlaka ölçmeniz gerekir. Eğer bu nokta dikkate alınmazsa mevcut yazılımda çalışanlarınızın yaşadığı veyahut yaşattığı bütün sorunlar yeni ERP ile devam ediyor olacak. Çalışan vermliliğini ölçmediğiniz sürece en pahalı yazılımı almak veyahut geliştirmelere servet harcamak size kaliteli bir ERP projesi kazandırmayacaktır. “Bilgisayarlar, insanlar veri girene kadar masumdur” Isaac Asimov’un çok sevdiğim bir sözüdür.Yazılımdan çekeceğiniz ve size sunulan her rapor, her biri insan olan çalışanlarınızın sisteme yapacağı girişlerin eseridir. Her yazılımda GIGO (Garbage In, Garbage Out; Çöp Girerse, Çöp Çıkar) kuralı geçerlidir.
  • ERP kapsamlı mı olmalı kısmi mi?
  • Şirketinizin büyüklüğüne karar vermeniz gereken bir diğer nokta ise satın alacağınız yazılımın hangi faaliyetleri gözetim altına alacağıdır. Çok temel bir muhasebe programı kullanıp, gelen siparişler için CRM, özlük işleri için bordro yazılımı ve üretim akışınız için farklı bir otomasyon programı kullanabilirsiniz. Bu şirket büyüklüğünüze göre yeterli bir çözümdür ancak büyüdükçe bir programdan diğerine veri aktarmanın çeşitli yollarını bulmak yerine tüm faaliyetleri tek elden yürütüldüğü ve sizin düzenli takip edebildiğiniz bir yazılım iş akışınızı hızlandırcaktır. Her sene yeni bir yazılım alarak şirketi lisans çöplüğüne çevirmeden bir sonraki ERP hamlenize karar vermelisiniz.
  • Stok, Cari Hesap, Hizmet ve Maliyet Merkezi kodlarınız belirlendi mi?
  • Kötü tasarlanmış bir ERP’de en çok karşılaştığım sorun kodlamada yapılan düzensizlik ve özensizliktir. Belirli bir mantık çerçevesinde hazırlanmış tedarikçi kodlarını kullanmak mantıklı bir hamledir satın alma sürecinde. Söz konusu satış olunca kodlamanın nasıl olması gerektiği tamamiyle siz ve ekibiniz tarafından belirlenmelidir. Hizmet kodlarının açılmasında ise departman kodları arasındaki uyumun devamı şarttır. Örnek vermek gerekirse; bir departmandaki brüt maaş kodundan yola çıkarak diğer departmanların kodları tahmin edilebilir olmalı. Aynı şekilde maliyet merkezi kodları ile departman ve maliyet unsuru kodlarınız arasında bir anlaşılır bir bağ olmalıdır. Cari hesap kodlamalarında ise isim-şehir oynamak (şehir plakası ve şirketin baş harfi) mizanı çirkinleştirmekten başka bir işe yaramaz.
  • Yetkilendirme kriterleniz nelerdir?
  • Bu soruya cevabınız yoksa başka bir soru ekleyeyim: Çalışanlarınızın unvanları ve kademeleri nedir? Bunlara karar vermeden ERP’deki yetkilere karar veremezsiniz. Öncelikle, çalışanlarınızın hangi unvanlarla (sorumlu, uzman, eleman vb) çalıştığını karar verdikten sonra ERP ekranlarında kimin neyi göreceğine tasarlayabilirsiniz. Aksi takdirde satış uzman yardımcısının kullanıcı adına açılmış olan yetkilerden mahrum olduğunuza şahit olabilirsiniz. Daha da vahimi, kötü niyetli bir çalışanınızın bütün ticari sırlarınızla birlikte rakibinizde çalışmaya başladığı haberi ile üzülebilirsiniz.