ERP’ye geçiş? Cevap verecek olan sizsiniz.

ERP (Enterprise Resource Planning) sadece bir yazılımdır ve özü itibariyle de verimliliği kullanıcılarına aittir. Her şirkette, ister temel ister gelişmiş, mutlaka kullanılan yönetim bilgi sistemi mevcuttur. Faturaları kesmek veya cari hesap takibi yapmak için Excel kullanın, mutlaka bir yazılımla şirketinizin faaliyetlerinizi takip etmek zorundasınız. Esas sorun bir üst model yazılıma ne zaman geçtiğiniz noktasında ortaya çıkacak. İşte bu yazımın esas amacı, şirketinizin yeni bir ERP yazılımına ihtiyaç duyup duymadığını test etmeniz ve bu ihtiyaç kaçınılmaz ise hangi/nasıl bir yazılıma geçiş yapmanıza karar vermeniz içindir. 

Aşağıdaki sorulara vereceğiniz cevaplar ihtiyacınızın derinliği hakkında size fikir verecektir.

  • Şirketiçi raporlama yapıyor musunuz? 
  • Yönetici/Şirket ortağı olarak bugüne kadar astlarınızdan rapor talep etmediyseniz ERP’ye geçmenize gerek yoktur. ERP’nin temel amacı sistemden elde ettiğiniz bilgileri kullanarak şirketin geleceğine karar vermektir. Mevcut yazılımınızdan bugüne kadar hiç rapor almadıysanız, bu disiplin şirketinizin damarlarında alışkanlık olarak akmıyorsa zaten yeni yazılımdan da böyle bir fayda beklentiniz olmayacaktır. Öncelike yapmanız gereken şirketiçi raporlamayı şirket geleniğinizin bir parçası haline getirmenizdir.
  • Departmanlararası süreçleriniz belirlendi mi?
  • Teklif>Sipariş>Sevkiyat>Faturalama süreçlerinizi bugüne kadar hiç belirlemediyseniz, evrak giriş prosedürleriniz rastgele yürüyorsa öncelikle kuralları belirlemeniz lazım. ERP ekibinin yazılımı size uyarlayabilmesi için şirketiçi yasalarınızın yazılı olması lazım ve sizin yönlendirmeleriniz olmadan yazılımın size uymasını asla beklemeyin. Unutmayın, siz takım elbiseye uymayacaksınız, o sizin üstünüzde şık duracak.
  • Çalışanlarınızın görüşlerini göz önüne aldınız mı?
  • Yeni bir yazılıma geçmeye karar verdiğiniz ilk andan itibaren muhalif sesler duymaya başlayacaksınız. ERP projesi için en önemli noktalardan biri bu eleştirileri iyi değerlendirmektir. Bazı çalışanlarınız yeni bir yazılımı öğrenmenin yükünden kaçınmak ERP projenize burun kıvıracaklar, diğerleri ise değerli fikirleri ile yeni yazılımınızın gelecekte yaratacağı verimliliğe çok önemli katkılar sağlayacaklar. İşte bu noktada, bütün eleştirileri dinlemeniz, sebeplerini iyi araştırmanız ve değerli olduğuna inandığınz hamleler yapmanız hem projeye hem de çalışanlarınızın motivasyonuna önemli ve olumlu etkiler yapacaktır.
  • Çalışan verimliliğiniz hangi noktada?
  • Bir çalışanınızın departmanı için temel bir işlemi tamamlaması gereken süreyi mutlaka ölçmeniz gerekir. Eğer bu nokta dikkate alınmazsa mevcut yazılımda çalışanlarınızın yaşadığı veyahut yaşattığı bütün sorunlar yeni ERP ile devam ediyor olacak. Çalışan vermliliğini ölçmediğiniz sürece en pahalı yazılımı almak veyahut geliştirmelere servet harcamak size kaliteli bir ERP projesi kazandırmayacaktır. “Bilgisayarlar, insanlar veri girene kadar masumdur” Isaac Asimov’un çok sevdiğim bir sözüdür.Yazılımdan çekeceğiniz ve size sunulan her rapor, her biri insan olan çalışanlarınızın sisteme yapacağı girişlerin eseridir. Her yazılımda GIGO (Garbage In, Garbage Out; Çöp Girerse, Çöp Çıkar) kuralı geçerlidir.
  • ERP kapsamlı mı olmalı kısmi mi?
  • Şirketinizin büyüklüğüne karar vermeniz gereken bir diğer nokta ise satın alacağınız yazılımın hangi faaliyetleri gözetim altına alacağıdır. Çok temel bir muhasebe programı kullanıp, gelen siparişler için CRM, özlük işleri için bordro yazılımı ve üretim akışınız için farklı bir otomasyon programı kullanabilirsiniz. Bu şirket büyüklüğünüze göre yeterli bir çözümdür ancak büyüdükçe bir programdan diğerine veri aktarmanın çeşitli yollarını bulmak yerine tüm faaliyetleri tek elden yürütüldüğü ve sizin düzenli takip edebildiğiniz bir yazılım iş akışınızı hızlandırcaktır. Her sene yeni bir yazılım alarak şirketi lisans çöplüğüne çevirmeden bir sonraki ERP hamlenize karar vermelisiniz.
  • Stok, Cari Hesap, Hizmet ve Maliyet Merkezi kodlarınız belirlendi mi?
  • Kötü tasarlanmış bir ERP’de en çok karşılaştığım sorun kodlamada yapılan düzensizlik ve özensizliktir. Belirli bir mantık çerçevesinde hazırlanmış tedarikçi kodlarını kullanmak mantıklı bir hamledir satın alma sürecinde. Söz konusu satış olunca kodlamanın nasıl olması gerektiği tamamiyle siz ve ekibiniz tarafından belirlenmelidir. Hizmet kodlarının açılmasında ise departman kodları arasındaki uyumun devamı şarttır. Örnek vermek gerekirse; bir departmandaki brüt maaş kodundan yola çıkarak diğer departmanların kodları tahmin edilebilir olmalı. Aynı şekilde maliyet merkezi kodları ile departman ve maliyet unsuru kodlarınız arasında bir anlaşılır bir bağ olmalıdır. Cari hesap kodlamalarında ise isim-şehir oynamak (şehir plakası ve şirketin baş harfi) mizanı çirkinleştirmekten başka bir işe yaramaz.
  • Yetkilendirme kriterleniz nelerdir?
  • Bu soruya cevabınız yoksa başka bir soru ekleyeyim: Çalışanlarınızın unvanları ve kademeleri nedir? Bunlara karar vermeden ERP’deki yetkilere karar veremezsiniz. Öncelikle, çalışanlarınızın hangi unvanlarla (sorumlu, uzman, eleman vb) çalıştığını karar verdikten sonra ERP ekranlarında kimin neyi göreceğine tasarlayabilirsiniz. Aksi takdirde satış uzman yardımcısının kullanıcı adına açılmış olan yetkilerden mahrum olduğunuza şahit olabilirsiniz. Daha da vahimi, kötü niyetli bir çalışanınızın bütün ticari sırlarınızla birlikte rakibinizde çalışmaya başladığı haberi ile üzülebilirsiniz.

    Leave a Reply

    Your email address will not be published. Required fields are marked *