Muhasebeci türlerine göre denetim faaliyetleri 

3568 sayılı Kanunun 2.maddesi mesleğin konusunu anlatır ve YMM için kıstları da belirtir. Eti çok lezzetli, pilavı biraz yağlı kazın ayağı hiç öyle değil.

SMMM: Denetim nere sen nere?

YMM: Hala bağımsız denetim yok ancak tam tasdik ile yola devam ediyor.

KGK Denetçisi: İSO 500 tabi şirketleri denetlenebilir fakat İSO 500’ten küçük fakat halka açık şirketleri denetleyemez. Neden çünkü halka açık olmayan büyük bir şirketi denetleyebiliyor olmak halka açık daha küçük bir şirketi denetleyebileceğiniz anlamına gelmez.

SPK Denetçisi: Halka açıkmış kapalıymış hiç fark etmez her türlü şirketi denetleyebilir.

Muhasebe tarihi yalan söylemez

Doktora tezimi yazdığım süre zarfında bine yakın eseri okuma fırsatım oldu. Bazıları gerçekten işime yarayan eserlerken okuyup tezde hiçbir şekilde kullanamadıklarım oldu. Her eser ona emek harcayan için kıymetlidir. Akademik bir temele dayanmadan da bir çalışmayı yargılamak etik değildir. Takıldığım ve bundan sonraki kariyerimde de inatla takılacağım bir noktayı paylaşmak istiyorum. 

4 büyükler tarafından yapılan denetimi kaliteli diye nitelendirip diğerlerinin sunduğu aynı hizmeti düşük kaliteli diye yaftalamak tarihi bir hatadır. Marka ile gözlem yapma imkânınız olmayan hizmetin kalitesini bir tutmak, taraflı davranmaktan öteye gidemez. Hele de adını muhasebe hileleri tarihine altın harflerle yazdırmış şirketlerin denetimi 4 büyükler tarafından yapılmışken. Birkaç temel varsayımla yola çıkıp seyirci olarak bile takip edemiyorken “kaliteli” etiketini tarihe bırakmakta fayda var.

Muhasebecisin sen, lütfen öyle kal.

Ülkemizde meslek mensupları kendilerine muhasebeci denmesinden pek hoşlanmazlar. Aldığımız ruhsatın üstünde yazılı unvanları kullanmayı daha çok seviyoruz. Tabelalarda yazan “Serbest Muhasebeci Mali Müşavir” (SMMM) veya “Yeminli Mali Müşavir” (YMM) olmak üzere iki farklı unvan ile süslüyoruz şehirlerin cadde ve sokaklarını. Açıkçası ruhsatı olan birinden kolay kolay duyamazsınız kendisine muhasebeci dediğini. Meslek mensuplarna tek bir unvan veren ülkeler olduğu gibi birden çok unvanın olduğu ülkeler de mevcut dünya üzerinde.

İngilizce olanların hiçbirinde mesleği “müşavir” olarak anlatmaz unvanlar, aksine  “muhasebeci”dir mesleğin adı. Bizde olduğu gibi denetçi diye de ayrı bir meslek yoktur. Kişi muhasebeci olduysa hem “danışman” hem de “denetçi” meziyetlerine sahiptir, aynı anda tek müşteri üstünde kullanmamak kaydıyla. Unvanın Fransızcası ise “expert(e) comptable”dır, kelimesi kelimesine bir çeviri yaparsak karşılığı “hesap uzmanı”dır. Bu artık varolmayan unvana sahip olan bazı “üstadların” vergi hesabı yapıp muhasebe bilmediklerini iddia etmek gibi bir huyu da vardır. 

İtiraf edeyim benim favorim unvanın İngilizce olanıdır. Certified Public Accountant (CPA), Türkçesiyle “Ruhsatlı Kamu Muhasebecisi” (RKM), sıfır egoyla, kime çalıştığımızı anlatır. Muhasebenin niye varolduğunu, neden çok önemli olduğunu anlatır. Borsanın gerçek bir yatırım aracı olduğu ülkelerde muhasebecinin görevi finansal tabloların hata (ve hile, ne  yazık ki) içermediğini doğrulamaktır. Onlar ekonomik sistem her ne olursa olsun ihtiyaç duyduğu kahramanlardır. Sessiz birer muhafız, her zaman gözetleyen bir koruyucudurlar. Bu görevin unutulması sonucunda neler yaşandığını bize tekrar tekrar gösteren finansal tablo krizleri mesleğin itibarını yeterince sarstı.

Bizde her ne kadar borsa endeksinin hareketi sabah-öğle-akşam haberlerde anlatılsa da  bireylerin yatırımının korunmasındaki öncelikli görevin kime ait olduğunun hiçbir zaman bahsi geçmemiştir. Muhasebe özü itibariyle sadece vergi beyanname aracı değildir, muhasebeci de beyannameyi sadece Maliye Bakanlığının sunucusuna yüklemekle sorumlu değildir. Böylesine ufak bir tanımlama, mesleğin uygulamaları ve teorisi açısından son derece alçaltıcı durmaktadır.

Ülkemizde muhasebe mesleğinin gelişmesi G7 ligine girmemizin gerçek anahtarı olacaktır. Muhasebenin ve muhasebecinin değerli olduğu ülkelerin ekonomik gelişimi ve kalkınması bizim için örnek teşkil etmelidir. Devletin şirketler hakkında gerçek bilgiyi elde edemezse, şirketlerin varlık-performans durumları için az vergi ödemesi prensibi ile hazırlanmış beyannameleri baz alırsa ülkenin ekonomik durumunu anlamak, gidişatını anlamak ve olası krizleri öngörmek imkansızdır. Biz muhasebeciler, omuzlarımıza yüklenen sorumluğu göz ardı etmeden mesleğin devamını sağlamalıyız. Son olarak, stajyerlere potansiyel rakip değil sorumluluğumuzda yetişen çıraklar olarak bakmadığımız sürece de mesleğin kodlarında saklı olan Ahiliği de göz ardı etmiş olacağız.

ERP’ye geçiş? Cevap verecek olan sizsiniz.

ERP (Enterprise Resource Planning) sadece bir yazılımdır ve özü itibariyle de verimliliği kullanıcılarına aittir. Her şirkette, ister temel ister gelişmiş, mutlaka kullanılan yönetim bilgi sistemi mevcuttur. Faturaları kesmek veya cari hesap takibi yapmak için Excel kullanın, mutlaka bir yazılımla şirketinizin faaliyetlerinizi takip etmek zorundasınız. Esas sorun bir üst model yazılıma ne zaman geçtiğiniz noktasında ortaya çıkacak. İşte bu yazımın esas amacı, şirketinizin yeni bir ERP yazılımına ihtiyaç duyup duymadığını test etmeniz ve bu ihtiyaç kaçınılmaz ise hangi/nasıl bir yazılıma geçiş yapmanıza karar vermeniz içindir. 

Aşağıdaki sorulara vereceğiniz cevaplar ihtiyacınızın derinliği hakkında size fikir verecektir.

  • Şirketiçi raporlama yapıyor musunuz? 
  • Yönetici/Şirket ortağı olarak bugüne kadar astlarınızdan rapor talep etmediyseniz ERP’ye geçmenize gerek yoktur. ERP’nin temel amacı sistemden elde ettiğiniz bilgileri kullanarak şirketin geleceğine karar vermektir. Mevcut yazılımınızdan bugüne kadar hiç rapor almadıysanız, bu disiplin şirketinizin damarlarında alışkanlık olarak akmıyorsa zaten yeni yazılımdan da böyle bir fayda beklentiniz olmayacaktır. Öncelike yapmanız gereken şirketiçi raporlamayı şirket geleniğinizin bir parçası haline getirmenizdir.
  • Departmanlararası süreçleriniz belirlendi mi?
  • Teklif>Sipariş>Sevkiyat>Faturalama süreçlerinizi bugüne kadar hiç belirlemediyseniz, evrak giriş prosedürleriniz rastgele yürüyorsa öncelikle kuralları belirlemeniz lazım. ERP ekibinin yazılımı size uyarlayabilmesi için şirketiçi yasalarınızın yazılı olması lazım ve sizin yönlendirmeleriniz olmadan yazılımın size uymasını asla beklemeyin. Unutmayın, siz takım elbiseye uymayacaksınız, o sizin üstünüzde şık duracak.
  • Çalışanlarınızın görüşlerini göz önüne aldınız mı?
  • Yeni bir yazılıma geçmeye karar verdiğiniz ilk andan itibaren muhalif sesler duymaya başlayacaksınız. ERP projesi için en önemli noktalardan biri bu eleştirileri iyi değerlendirmektir. Bazı çalışanlarınız yeni bir yazılımı öğrenmenin yükünden kaçınmak ERP projenize burun kıvıracaklar, diğerleri ise değerli fikirleri ile yeni yazılımınızın gelecekte yaratacağı verimliliğe çok önemli katkılar sağlayacaklar. İşte bu noktada, bütün eleştirileri dinlemeniz, sebeplerini iyi araştırmanız ve değerli olduğuna inandığınz hamleler yapmanız hem projeye hem de çalışanlarınızın motivasyonuna önemli ve olumlu etkiler yapacaktır.
  • Çalışan verimliliğiniz hangi noktada?
  • Bir çalışanınızın departmanı için temel bir işlemi tamamlaması gereken süreyi mutlaka ölçmeniz gerekir. Eğer bu nokta dikkate alınmazsa mevcut yazılımda çalışanlarınızın yaşadığı veyahut yaşattığı bütün sorunlar yeni ERP ile devam ediyor olacak. Çalışan vermliliğini ölçmediğiniz sürece en pahalı yazılımı almak veyahut geliştirmelere servet harcamak size kaliteli bir ERP projesi kazandırmayacaktır. “Bilgisayarlar, insanlar veri girene kadar masumdur” Isaac Asimov’un çok sevdiğim bir sözüdür.Yazılımdan çekeceğiniz ve size sunulan her rapor, her biri insan olan çalışanlarınızın sisteme yapacağı girişlerin eseridir. Her yazılımda GIGO (Garbage In, Garbage Out; Çöp Girerse, Çöp Çıkar) kuralı geçerlidir.
  • ERP kapsamlı mı olmalı kısmi mi?
  • Şirketinizin büyüklüğüne karar vermeniz gereken bir diğer nokta ise satın alacağınız yazılımın hangi faaliyetleri gözetim altına alacağıdır. Çok temel bir muhasebe programı kullanıp, gelen siparişler için CRM, özlük işleri için bordro yazılımı ve üretim akışınız için farklı bir otomasyon programı kullanabilirsiniz. Bu şirket büyüklüğünüze göre yeterli bir çözümdür ancak büyüdükçe bir programdan diğerine veri aktarmanın çeşitli yollarını bulmak yerine tüm faaliyetleri tek elden yürütüldüğü ve sizin düzenli takip edebildiğiniz bir yazılım iş akışınızı hızlandırcaktır. Her sene yeni bir yazılım alarak şirketi lisans çöplüğüne çevirmeden bir sonraki ERP hamlenize karar vermelisiniz.
  • Stok, Cari Hesap, Hizmet ve Maliyet Merkezi kodlarınız belirlendi mi?
  • Kötü tasarlanmış bir ERP’de en çok karşılaştığım sorun kodlamada yapılan düzensizlik ve özensizliktir. Belirli bir mantık çerçevesinde hazırlanmış tedarikçi kodlarını kullanmak mantıklı bir hamledir satın alma sürecinde. Söz konusu satış olunca kodlamanın nasıl olması gerektiği tamamiyle siz ve ekibiniz tarafından belirlenmelidir. Hizmet kodlarının açılmasında ise departman kodları arasındaki uyumun devamı şarttır. Örnek vermek gerekirse; bir departmandaki brüt maaş kodundan yola çıkarak diğer departmanların kodları tahmin edilebilir olmalı. Aynı şekilde maliyet merkezi kodları ile departman ve maliyet unsuru kodlarınız arasında bir anlaşılır bir bağ olmalıdır. Cari hesap kodlamalarında ise isim-şehir oynamak (şehir plakası ve şirketin baş harfi) mizanı çirkinleştirmekten başka bir işe yaramaz.
  • Yetkilendirme kriterleniz nelerdir?
  • Bu soruya cevabınız yoksa başka bir soru ekleyeyim: Çalışanlarınızın unvanları ve kademeleri nedir? Bunlara karar vermeden ERP’deki yetkilere karar veremezsiniz. Öncelikle, çalışanlarınızın hangi unvanlarla (sorumlu, uzman, eleman vb) çalıştığını karar verdikten sonra ERP ekranlarında kimin neyi göreceğine tasarlayabilirsiniz. Aksi takdirde satış uzman yardımcısının kullanıcı adına açılmış olan yetkilerden mahrum olduğunuza şahit olabilirsiniz. Daha da vahimi, kötü niyetli bir çalışanınızın bütün ticari sırlarınızla birlikte rakibinizde çalışmaya başladığı haberi ile üzülebilirsiniz.